El Arte de la Gestión de Proyectos TI

La gestión de proyectos de TI y, por ende, la Oficina de Gestión de Proyectos juega un papel importante como responsable de la planificación, organización y delimitación de las responsabilidades para alcanzar las metas fijadas.

La importancia de la Oficina de Gestión de Proyectos alcanza una dimensión claramente estratégica en aquellas organizaciones con multitud de proyectos de desarrollo de software en marcha y es necesario un grupo de personas cuyo trabajo consiste precisamente en controlar que los proyectos avanzan correctamente.

La gestión de proyectos de TI y, por ende, la Oficina de Gestión de Proyectos juega un papel importante como responsable de la planificación, organización y delimitación de las responsabilidades para alcanzar las metas fijadas. La importancia de la Oficina de Gestión de Proyectos alcanza una dimensión claramente estratégica en aquellas organizaciones con multitud de proyectos de desarrollo de software en marcha y es necesario un grupo de personas cuyo trabajo consiste precisamente en controlar que los proyectos avanzan correctamente.

En 2011 el 22% de los proyectos de desarrollo de software a escala mundial resultaron fallidos, en 2015 esta ratio de fracaso se situó en el 19%. Los datos, recogidos en la última edición del CHAOS Report (informe de referencia sobre el estado del arte de la gestión de proyectos TI), muestran solamente dos puntos porcentuales de mejora que indican, no obstante, que estamos en el buen camino a pesar de que todavía tenemos por delante obstáculos que superar y, la mejor noticia, retos que alcanzar.

De hecho y aunque son muchos los motivos que se encuentran detrás del fracaso de los proyectos de software, incluidos los cambios constantes en los requerimientos y la evolución permanente de la tecnología; todos los análisis coinciden en subrayar el carácter fundamental de un seguimiento y gestión correctos.

¿En qué consiste el modelo IMC?

En este sentido y frente a las tendencias de seguimiento intrusivo, la experiencia demuestra que los mejores resultados se logran con modelos facilitadores y de control indirecto. Esa es una de las señas de identidad del modelo IMC (Integrated Management Control), desarrollado por el Grupo CMC, capaz de proporcionar una visión global del estado de los proyectos TI desde el punto de vista operativo, económico y metodológico.

El modelo IMC parte del diálogo como base de la interlocución y coordinación entre el negocio y el área de TI durante la definición de los proyectos, de sus objetivos y su ciclo de vida, así como durante su ubicación en la estructuración organizativa y su dotación presupuestaria. Este diálogo ha de ser permanente y abarcar las tres áreas definidas (operativa, económica y metodológica) para facilitar el seguimiento, en cuanto a tiempo, coste y calidad, respectivamente.

El seguimiento permite conocer cómo se alinean los proyectos TI con las necesidades del negocio a través de una foto actualizada de su estado y prevenir así cualquier desviación o riesgo.

Resulta igualmente clave, especialmente en épocas de restricción presupuestaria, la gestión del área económica y la consiguiente supervisión del flujo presupuestario desde el momento mismo de definición del proyecto y a lo largo de su desarrollo, puesto que solamente a través del control del consumo de recursos es posible garantizar la correcta trazabilidad del presupuesto, establecer alertas ante posibles desviaciones y, fundamental, desarrollar proyecciones del consumo presupuestario.

Tercera, pero no por ello menos importante, es la gestión del área metodológica, necesaria para que los proyectos cumplan con los controles de auditorías establecidos. Esta área, responsable de la detección, definición y divulgación de las mejores prácticas, es determinante para desarrollar una cultura de mejora continua dentro de las organizaciones.

A este respecto, la realidad demuestra que no existen buenas o malas metodologías, sino que variarán en función de la naturaleza de los proyectos y de los aspectos que primen en cada uno de ellos. Esta regla es también aplicable a la propia Oficina de Gestión de Proyectos puesto que en época de crisis se siguen, de hecho, indicadores diferentes a los que existían en tiempos de bonanza. Así y, sin dejar de ser importante, la calidad ha pasado a un segundo plano al tiempo que el ajuste presupuestario se ha situado en una posición preponderante.

Cómo funciona la Oficina de Gestión de Proyectos

En ese escenario, la agilidad y la capacidad de la Oficina de Gestión de Proyectos para adaptarse a los cambios en la organización cliente son aspectos determinantes para lograr el éxito, tanto como su equipo humano que, además de altamente especializado, debe tener una dimensión ajustada al número de proyectos en marcha.

Además de adaptarse a los cambios, la Oficina de Proyectos debe ser capaz de adoptar las herramientas para la gestión de proyectos que utiliza la organización y, en caso necesario, disponer del conocimiento, la experiencia y los recursos para desarrollar las herramientas necesarias.

En organizaciones donde se desarrollan simultáneamente decenas e incluso centenares de proyectos, con multitud de proveedores diferentes, no basta con fiarse de las herramientas ya que la experiencia demuestra que, aunque todo indique que se están cumpliendo los plazos, a veces se están escondiendo desviaciones en los costes o en la calidad del producto. Conocimiento y experiencia deben, por tanto, acompañar el análisis de los indicadores.

Se trata, como apuntaba al principio, de convertirse en facilitador. La Oficina de Gestión de Proyectos no puede limitarse al control, debe ofrecer soluciones a los problemas y convertirse en agente de impulso de la mejora continua. Únicamente desde esta posición puede decirse que la Oficina de Gestión de Proyectos está cumpliendo con éxito su labor y es solo a partir de ese momento cuando proactiva y voluntariamente todos los agentes implicados aúnan fuerzas en la consecución de los objetivos.

Alcanzar ese estatus exige comunicación permanente, transparencia, proactividad en la escucha, en la interacción y en la mejora de los procedimientos para lograr que las partes se identifiquen con el todo.

|2018-06-26T13:40:56+01:0028 Diciembre 17|BLOG: Tecnología e Integración de sistemas|Etiquetas: |
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